Einfach ausgedrückt ist die Haager Apostille das Quadrat mit Text am Ende eines Dokuments, welches die Echtheit bestätigt.

Sind meine Urkunden auch in anderen Ländern gültig?

Bevor die deutschen Behörden Urkunden aus dem Ausland akzeptieren, muss die Echtheit der Dokumente nachgewiesen werden. Ausnahmen dazu bilden Österreich, Frankreich, Belgien, Dänemark und Italien. Diese Staaten erkennen die Verlässlichkeit der jeweiligen Urkundenwesen gegenseitig an. Deswegen ist die Urkunde ohne weiteren Echtheitsnachweis in diesen Ländern gültig.

Die Echtheit kann durch zwei Verfahren bestätigt werden: 

• Die Legalisation als erschwerter Echtheitsnachweis
• Die vereinfachte Form als Haager Apostille.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter beim Auswärtigen Amt.

Haager Apostille

Die Haager Apostille wird von allen Staaten im internationalen Rechtsverkehr verwendet, die Mitglieder des multilateralen Haager Übereinkommens Nummer 12 sind. Es kann aber durchaus sein, dass ein Staat bereits Mitglied ist, es aber Einsprüche anderer Staaten gibt. Mit der Haager Apostille werden öffentliche Urkunden von der Pflicht zur Legalisation befreit. Dies können z.B. Heirats-, Geburtsurkunden oder Vollmachten sein.

Bei der Haager Apostille wird die ausstellende Behörde der Urkunde allein nicht als verlässlich angesehen. Das Dokument muss von einem Notar beglaubigt sein. Zusätzlich bestätigt eine staatliche Stelle diese als Überbeglaubigung noch einmal. Diese Echtheitsbestätigung wird als Apostille bezeichnet. Sie bestätigt die Echtheit der Unterschriften, die Funktion des Unterzeichners und die Echtheit aller Siegel und Stempel. Die aktuellen Teilnehmerstaaten und deren Apostille-Behörden sind auf der Webseite der Haager Konferenz veröffentlicht.

Zu den Teilnehmern aus Ländern mit albanisch-sprechender Bevölkerung zählen neben Albanien selbst auch Nordmazedonien, Italien und Griechenland. Gegen den Kosovo haben einige Staaten Einspruch erhoben, hier muss in Deutschland weiterhin der Weg der Legalisation beschritten werden.

Legalisation

Wenn ein Staat noch kein Mitglied des Haager Übereinkommens ist, wird die Legalisation als Echtheitsprüfung angewandt.

Zunächst muss das Originaldokument durch das Außenministerium oder andere autorisierte Behörden des Ausstellerstaates beglaubigt werden. Diese Form wird als Vorbeglaubigung bezeichnet. Anschließend muss es im Original mit Vorbeglaubigung der Botschaft oder dem Konsulat der Bundesrepublik Deutschland im Ausland vorgelegt werden. Die deutsche Auslandsvertretung prüft in einem besonderen Verfahren das Dokument und legalisiert es. Dies ist die Form der Überbeglaubigung.

Legalisation von Urkunden aus dem Kosovo

Bei Geburtstag-, Heirats- oder Todesurkunden aus dem Kosovo ist es wichtig, wann das Ereignis stattfand. Der Stichtag ist der 18.02.2013, das Datum der Einführung des zentralen Personenstandsregisters der Republik Kosovo). Unterlagen, deren Ereignis danach liegt, können von der deutschen Botschaft in Pristina legalisiert werden. Weitere Infos stellt das Auswärtige Amt auf seiner Website zur Verfügung.

Wichtig: Es gilt nicht der Tag der Ausstellung, sondern der Tag der Geburt, der Hochzeit oder des Todesfalls.

Für Nachbekundungen wie z.B. Geburten außerhalb Kosovos oder notarielle Bescheinigungen ist dies nicht möglich.

Für Ereignisse vor dem 18.02.2012 gibt es eine Ausnahme des Auswärtigen Amtes mit dem Verzicht auf eine Legalisation. In Einzelfällen können dennoch Urkundenüberprüfungen angesetzt werden.

Bevor eine Legalisation durch deutsche Botschaften erfolgt, ist immer die Vorbeglaubigung durch das kosovarische Innenministerium notwendig.

Die Vorbeglaubigung sollte nicht älter als 6 Monate sein.

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